Pembangunan Sistem Informasi Manajemen di Sektor Pemerintah  

Walaupun sudah lebih 20 tahun Sistem Informasi dikenal di Indonesia, implementasi di kantor pemerintah (baik pusat maupun daerah) relatif masih rendah dibandingkan dengan sektor swasta .Hal tersebut disebabkan selain karena adanya hambatan di dalam birokrasi, yaitu mulai dari UU, kebijakan pusat dan daerah, sampai pada organisasi dan tata kerja yang tidak mudah untuk diubah atau disempurnakan, juga karena keterbatasan yang dimiliki pada kantor pemerintah mendorong implementasi sistem informasi sesuai dengan batasan yang ada.             Berbeda dengan kondisi di kantor pemerintah, implementasi sistem informasi di sektor swasta tidak memiliki hambatan yang berarti, sehingga lebih mudah melakukan penyesuaian di dalam pemanfaatan sistem informasi. Bagi sektor swasta, sistem informasi serta business process reengineering dimanfaatkan untuk mencari solusi yang optimal di dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama ini, masih rendahnya implementasi sistem informasi pada kantor pemerintah disebabkan antara lain karena: 

1. belum adanya satuan kerja di suatu kantor pemerintah yang secara struktural bertanggungjawab di dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi ;

2. keterbatasan di dalam penguasaan sistem informasi diatasi dengan suatu solusi yang „IT oriented‟ sehingga berakibat berkembangnya pulau-pulau sistem informasi;

3. rancangan sistem informasi berkembang secara parsial sesuai dengan kebutuhan masing-masing entitas kantor pemerintahan (satuan kerja), sehingga sulit untuk di-integrasikan;

4. sistem informasi dilaksanakan secara mandiri di masing-masing satuan kerja tanpa adanya koordinasi sistem informasi antar satuan kerja, termasuk membangun informasi yang bukan menjadi tanggung jawab satuan kerja pembangun sistem;

5. data dan informasi yang dibuat dan berada di luar kewenangan/tupoksi suatu satuan kerja/lembaga tidak dapat dijamin keakuratan dan tanggungjawab kelayakannya, sehingga akan menjadi suatu area yang berisiko tertinggi;

6. belum terbangunnya budaya bekerja dengan suatu pola yang saling terintegrsi di lingkungan kantor pemerintah;

7. keterbatasan kemampuan sumberdaya manusia untuk pengelolaan sistem informasi. 

Pelaksanaan sistem informasi pada kantor pemerintah dapat diselenggarakan jika:

1. ada suatu proses kerterbukaan serta manajemen data dan informasi yang tertib serta terencana;

2. birokrasi tidak lagi menjadi suatu hambatan;

3. pembangunan sistem informasi dikembalikan pada tupoksi masing-masing organisasi satuan pemerintahan;

4. perlu dibuat suatu strategi dan kebijakan pendukung agar sistem informasi dapat diselaraskan dengan birokrasi yang ada di sektor swasta;

5. perlu peningkatan sumberdaya manusia;

6. perlu adanya change management di lingkungan kantor pemerintahan.

Kinerja individu pegawai dalam suatu organisasi public akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi, yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan dan disepakati bersama oleh seluruh anggota organisasi yang bersangkutan.

Banyak factor yang mempengaruhi kinerja organisasi, diantaranya penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukanpada organisasi yang bersangkutan.

Menurut Simamora yang dikutip Mangkunegara (2006 : 14), bahwa ada 3 faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi, yaitu factor individu, factor psikologis dan factor organisasi.  Khusus mengenai factor organisasi yang paling tepat merupakan bagian didalamnya adalah penerapan sistem informasi manajemen, maka ada 5 aspek yang perlu diperhatikan, yaitu : sumber daya, kepemimpinan, penghargaan, struktur dan desain pekerjaan.  Keseluruh aspek tersebut harus dibuat SOP (Standard Operational Procedure) yeng jelas, sehingga dipahami betul oleh setiap individu pegawai dan akan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.  Disamping itu dalam penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukan dalam organisasi yang bersangkutan, maka dapat digunakan alat bantu berupa program computer yang paling tepat untuk mempermudah penerapan sistem informasi tersebut.

Bila penerapan sistem informasi manajemen pada organisasi public  tepat, maka kinerja individu dan kinerja organisasi tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi public tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan meningkatkan kepercayaannya kepada pemerintah.

 

Pedoman Sistem Informasi Manajemen Publik

            Sejauh ini kita telah mensugestikan bahwa SIM public berbeda dengan sector privat, SIM membutuhkan teori yang terpisah dan berbeda antara praktek dan kinerja.  Pada bagian ini beberapa alternative SIM disajikan dan dikelompokkan sesuai dengan model dan asal dari masing-masing model. Setiap pedoman dapat dikategorikan sebagai pertanyaan penelitian.

Wewenang Ekonomi dan SIM Publik

Pedoman dikelompokkan di bawah kategori ekonomi yang terutama berkaitan dengan konsekuensi kurangnya otoritas ekonomi. Pertanyaan kemudian adalah “Adanya pemberian batasan kewenangan ekonomi, apa implikasi untuk kinerja SIM public?”

Pedoman No.1 : Efisiensi hanyalah salah satu yang terpenting dari criteria untuk mengevaluasi efektivitas dari SIM public. Dalam organisasi swasta hal itu bermakna mengevaluasi kinerja SIM atas dasar efisiensi ekonomi yang berkenaan dengan proses produksi dan profitabilitas sebagai organisasi. Meskiipun mengevaluasi organisasi public berdasarkan ukuran efisiensi produk sering kali lebih sulit.  Selain itu, evaluasi SIM public secara eksklusif menurut efisiensi ekonomi biasanya tidak tepat.

            Seringkali pembenaran untuk mengalokasikan program di sector public yaitu manfaatnya yang diinginkan tapi seringkali tidak bisa, untuk satu alasan atau lainnya (misalnya, eksternalitas, innapprobiality), dipertahankan dalan lingkungan pasar. Lebih sering daripada tidak, tidak memperhatikan konstituen politik dann norma ekuitas dalam pembentukan SIM public dapat menyebabkan  permasalahan serius. Di Massachusetts, seorang fanatic mencoba untuk mengorek cheats kesejahteraan oleh computer pencocokan informasi di AFDC dengan catatan account rekening bank swasta, menyebabkan pembatalan dini kesejahteraan manfaat bagi klien yang memenuhi syarat. Hasil dari kegagalan untuk menjamin proses rekening berupa tuntutan persemakmuran.

            Pengenalan pemodelan berbasis computer untuk mengalokasikan unit patrol polisi didasarkan pada konsep efisiensi ekonomi. Di sini kegagalan untuk memperhitungkan peran rekening yang dimainkan di otoritas kebijaksanaan menguntungkan pejabat senior polisi, akhirnya mengakibatkan matinya sistem seperti itu. Di tingkat pusat, ancaman terhadap privasi pribadi mematikan sistem administrasi pajak yang diusulakn yang akan memberinya 48.000 IRS akes karyawan ke pajak dari semua individu dan korporasi pembayar pajak. Lebih dari itu, kinerja SIM public benar-benar dipisahkan dengan misi non pasar  dari sebuah badan (sebuah kontingensi tidak mungkin), evaluasi kinerja yang didasarkan atas efisiensi ekonomi adalah tidak pantas.

            Pedoman No. 2 : Hindari penggunaan SIM public sebagai hadiah pribadi atau pembayaran sampingan. Teori hak property berpendapat bahwa keputusan sector public dan kegiatan manajerial lebih mungkin ke pusat dalam sisi pembayaran karena tidak seperti sector swasta, hal itu mungkin akan kurang menghubungkan masukan manajjerila terhadap kinerja. Dari sisi pembayaran sering bberpusat pada perluasan garis personal, kenaikan anggaran dan fasilitas. Dari sector public, teknologi computer dan pengawasan SIM serta akses terkadang dapat melayani pembayaran. Salah satu kesulitan utama dengan penggunaan SIM public sebagai  pembayaran adalah potensi penyalahgunaan ketika dieksploitasi untuk keuntungan pribadi (misalnya, penimbunan informasi, invasi privasi klien atau rekan kerja). Berbagai jenis informasi bocor ke media berita yang terkena dampak spesifik individu atau mungkin sebagian kebijakan  akan menggejala dan tidak beralasan untuk SIM.

            Kesulitan kedua yang timbul dari penggunaan computer sebagai pihak pembayaran adalah potensi untuk kecepatan proliferasi dari peralatan yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang kurang terkoordinasi. GAO terus mengkritik lembaga ad hoc untuk keputusan berkenaan dengan pembelian dan implementasi sistem computer. Studi baru tentang perbendaharaan, pradilan federal, dan Korp Tentara mengidentifikasi kurangnya koordinasi dalam pengelolan computer.

Wewenang Politik dan SIM Publik

            Kewenangan politik menyiratkan saling ketergantungan hukun dan kendala hokum, kepekaan terhadap siklus politik. Masing-masing factor harus diperhitungkan dalam desain dan pelaksanaan SIM public.

 Pedoman No. 3: Perencanaan SIM public harus incremental atau kontijensi daripda holistic atau rasional. Umumnya berbicara perencanaan untuk SIM harus melihat ke depan dan komprehensif. Dari hardware dan software harus mempertimbangkan kebutuhan besok dan kemungkinan teknologi.  Pembelian harus dikoordinasikan dan pendekatan holistic untuk perencanaan SIM biasanya yang paling sesuai.  Di sector public, bagaimanapun pengawasan eksternal dan kepekaan terhadap perubahan politik yang berbeda tetap membutuhka pendekatan untuk perencanaan SIM public.
            Sebagai contoh UU Brooks di pemerintah federal membagi tanggung jawab untuk pembuatan kebijakan (OMB), menetapkan standar (NBS), dan pengadaan (GSA) untuk pengolahan data otomatis. Struktur ini menciptakan kendala yang signifikan yang mencegah perencanaan komprehensif yang jangka panjang. Salah satu gejalanya adalah rata-rata kontrak penghargaan komputer untuk enam bulan terakhir 19880 berlangsung antara 26 dan 39 bulan untuk diimplementasikan.

            Kendala lain yang merongrong perencanaan yang efektif adalah proses anggaran. Sekretaris asisten administrasi di Departemen Keuangan menyatakan sebuah tanggapan dalam studi kritis GAO, “ Departemen telah menemukan nilai manfaat rencana jangka panjang yang terbatas karena ketidakpastian yang melekat pada pemerintah pada proses anggaran.

            Pedoman No. 4 : Perencanaan SIM public dan perancangan sistem harus mengantisipasi sebanyak mungkiin kebutuhan ekstraorganisasi eksternal dan hubungan vertical. Sementara pada beberapa kesempatan organisasi sector swasta menggunakan SIM sebagai link ke lingkungan eksternal, menggunakan sebagian besar internal organisasi. Di sector public, SIM public tidak hanya digunakan untuk memantau lingkungan tetapi sebagai actor eksternal yang berarti untuk berinteraksi dan bahan memonitor focus organisasi.Akuntabilitas yang meningkat di sector public sering mengamanatkan bahwa SIM public menyediakan akses langsung bagi actor resmi di luar organisasi. Dengan tidak adanya akses eksternal, SIM public bisa menjadi fiefdom kecil dari pengetahuan yang tersedia untuk orang dalam dan digunakan untuk dinegosiasikan sebagai instrument dengan eksekutif atasan (misalnya, pejabat cabinet), pengawas misalnya, GAO, legislative subkomite) atau pihak yang bertanggung jawab lainnya.

            Tidak hanya penting untuk menghubungkan SIM public untuk meningkatkan akuntabilitas tetapi juga untuk menghindari duplikasi, tumpang tindih, dan potensi untuk bekerja di tujuan silang terhadap rekan lembaga. Saling ketergantungan organisasi public menenukan hubungan horizontal dalam penataan SIM public. Dalam beberapa kasus (misalnya, sistem peradilan pidana) yang SIM public adalah sumber daya untuk berbagai actor dalam kebijakan domain, meskipun desain sistem dan yang kepemilikan kendaraan bermotor, sementara pada tingkat federal FBI memberikan informasi langsung kepada bantuan dalam upaya penegakan hukun setempat. Ada beberapa sector swasta parallel untuk jenis organisasi saling ketergantungan.

            Beberapa contoh tambahan menggambarkan hal ini. Pada tingkat studi pusat baru-baru ini meneliti 484 GAO keuntungan dan kerugian dari pengalihan IRS dan SSA ke instansi pemerintah lainnya untuk digunakan dalam proyek komputer yang cocok untuk memverifikasi kelayakan untuk hak program. Salah satu  kesimpulan utama penelitian ini adalah untuk merekomendasikan bahwa data penghasilan wirausaha yang dilaporkan wajib pajak digunakan untuk memverfikasi  penghasilan dalam hak program lebih dari sekedar AFDC dank upon makanan. Hal ini tidak lama setelah kongres yang disahkan menyediakan penggunaan dokumen serupa pelaporan pendapatan yang belum diakui kelayakannya.

Konteks Pekerjaan dan SIM Publik

Efek dari konteks kerja dalam SIM public secara khusus berkaitan dengan struktur dan rutinitas manajemen public.

            Pedoman No.5 : Kepala dari SIM public tidak harus berfungsi di bagian atas struktur eksekutif organisasi public. SIM sukses di sector swasta terkait erat dukungan dan perhatian dari eksekutif tingkat atas. Sebuah garis pedoman yang akrab disajikan dalam literature SIM menunjukkan bahwa kepala SIM harus melaporkan kepada tingkat tertinggi organisasi. Di sector public, namun para pejabat tertinggi lebih mungkin ditunjuk secara politis dan cenderung kurang terlibat dalam manajemen operasi. Politik ekskutif sangat memperlihatkan keprihatinan dengan siklus politik dan hasil yang cepat dapat merusak tujuan SIM public jangka panjang.

Sejak tahun 1980 dan UU Pengurangan Kertas Kerja, pemerintah federal telah mencoba membangun posisi tujuan umum manajemen informasi, dan sumber informasi (IRM). Alasan posisi seperti ini adalah bahwa perencanaan terpusat dan kontrol informasi, sumber daya yang berguna untuk pengambilan keputusan harus beroperasi pada tingkat tertinggi karir layanan masyarakat. Dorongan lebih lanjut untuk ide dihasilkan oleh Laporan Komisi Grace yang mendukung gagasan IRM tersebut. Namun enam tahun silam tidankan tersebut kecill dan kebanyakan kasus mereka adalah mantan manajer EDP yang memiliki tanggung jawab lebih tetapi kekurangan sumber daya.

            Di tingkat local, Kreamer dan rekan menemukan bahwa perkembangan komputasi hanya kadang-kadang terlibat dengan pejabat public tingkat tinggi seperti manajer kota, walikota, atau anggota dewan kota. Dorongan untuk komputasi biasanya dating dari kepala departemen keuangan dan kemudian selam periode kelangkaan sumber daya, “ kebijakan ini dibuat oleh suatu proses pluralistic didominasi oleh departemen pengguna dan unit komputasi”. Kreamer dan rekan-rekannya mengakui bahwa manajemen puncak melakukan campur tangan dalam kebijakan komputer, tapi jarang dan hanya untuk mendefinisikan aturan-aturan dasar untuk alokasi sumber daya.

Pedoman No. 66 : kebijakan harus memberikan penekanan yang lebih besar untuk penyewaan berbagai sumber daya SIM public. Di sector swasta, modal yang diinvestasikan dalam SIM dapat disusutkan untuk tujuan pajak dan banyak kasus peralatan dapat dijual ketika kebutuhan perusahaan diperluas dan pada saat peralatan ini untuk beberapa lainnya sudah ketinggalan jaman. Organisasi sector public tidak dapat mengambil keuntungan dari tunjangan penyusutan, di sebagian besar contoh, berharap untuk menerima nilai pasar yang wajar untuk peralatan dalam jumalh besar yang sudah ketinggalan jaman. Jadi sewa peralatan dan berbagi sering merupakan alternative yang lebih menarik dalam pengembangan SIM public. Hal ini khususnya terjadi saat proses perencanaan yang lebih dan kurang kontingen holistic karena perubahan politik dan kendala sumber daya.

Pada proses pengadaan di pemerintah federal mencerminkan saling ketergantungan mengalir dari wewenang politik (lihat Pedoman No.3). Banyak keberhasilan baik dalam arti manajerial dan politik dapat ditelusuri penggunaan pilihan leaseing dalam pemerintah, seperti di Brazoria, Texas, dimana petugas bisa bebas dari saling ketergantungan produksi dengan sistem komputasi terpusat dengan peralatan sewa dan perangkat lunak untuk mengelola statistik vital bagi couty.

Pedoman No. 7 : SIM public memerlukan waktu pengujian dan pengembangan yang berlarut-larut. Biasanya, kesalahan masyarakat pada sector alat tenun sangat besar. Sebuah kesejahteraan sistem pauout tang terkomputerisasi dapat mempengaruhi ratusan kesejahteraan masyarakat yang tinggal di garis subsitensi. Mengingat dampak SIM public sangat tinggi untuk menekan akuntabilitas dan visibilitas program public, pengembang SIM public menyarankan untuk berhati-hati sebelum menerapkan. Di sector swasta, lebih sering untuk bertidak  drastis. Hal ini kurang berlalu pada lembaga public.

Di Georgia, pengembang teknologi berbasis sistem komputer yang menghasilkan daftar narapidana penjara yang memenuhi persyaratan untuk pembebasan bersyarat tidak cukup uji.   Sebagai hasil, nama salah satu narapidana yang dihukum karena beberapa pembunuhan muncul dalam daftar dan hanya menjalani tujuh tahun. Hal ini tentu saja langsung menyebabkan kemarahan pada hakim, jaksa penuntut, dan masyarakat pada umumnya. Kesalahan tersebut menyebabkan heboh sehingga Dewan Pembebasan memutuskan untuk tidak menerbitkan dafatr lagi. Contoh lain dari jenis rancangan dan implementasi kesulitan berasal di seluruh Negara yang menggunakan kupon makanan, bantuan untuk anak-anak, dan bantuan kesehatan ke lebih dari 320.000 penduduk Georgia. Dikembangkan oleh USDA  tersebut, Georgia menyampaikan informasi ke public dengan sistem komputer yang gagal untuk menangani sejumlah kasus. Hal ini menyebabkan duplikasi beberapa manfaat dan penundaan lebih dari sebulan untuk kalin yang sah untuk diproses. Masalahnya bertahan selama berbulan-bulan, dan setelah waktu bantuan kesehatan dikontrakan untuk mengurangi beban di Paris. Hal ini juga menyebabkan permsalahan lebih lanjut, dengan sebanyak 10.000 penduduk yang dikategorikan memenuhi syarat peneriima bantuan menjadi tidak memenuhi persyaratan dan utamanya karena gangguan komunikasi antara rumah sakit dan Negara, serta adanya upaya mencegah ijin tentang kelayakan status.

            Pedoman No. 8 : SIM public pada umumnya tidak bermanfaat dalam meningkatkan pengawasan manajerial. Banyak manajer di sector swasta yang pada awalnya tertarik pada SIM sebagai sarana kegiatan dan menambah control. Di sector public, SIM cenderung kurang menjadi alat yang efektif untuk manajerial pengawasan. Di tempat pertama pengawasan, manajerial sering dijual untuk melawan akuntabilitas. Jadi setiap upaya untuk meningkatkan manajerial pengawasan  menggunakan SIM public akan menjumpai beberapa perlawanan, mungkin mengurangi nilai SIM public sebagai alat manajerial. Sebuah survey dari manajemen puncak di 42 pemerintah daerah menemukan “Top manajer cenderung merasa ahwa komputer memiliki sedikit efek pada kapasitas mereka untuk mengendalikan unit yang ada di bawah tanggung jawabnya, untuk mengidentifikasi masalah, pelanggaran, dan iniefisiensi dalam unit, atau untuk memantau kinerja individu dalam unit-unit yang ada.

Sistem Personel dan SIM Publik

            Beberapa perbedaan yang paling menonjol antara public dan swasta ada di dalam sistem manajemen personalia. Banyaknya perbedaan memiliki implikasi penting untuk desain SIM public.

Pedoman No. 9 : SIM public tidak boleh dirasionalisasikan pada dasar tabungan tenaga kerja. Meskipun SIM public terkadang telah dijual atas dasar dugaan dan tabungan tenaga kerja penggantian personel, ada sedikit alasan untuk percaya bahwa SIM public memiliki manfaat pengurangan tenaga kerja yang siginifikan. Banyak pekerjaan umum dilindungi oleh pelayanan sipil dan dilindungi oleh penjamin lain yang bahkan lebih kuat, politik pound pro quo. Selain itu, pengurangan tenaga kerja di sector public bukan merupakan manfaat wajar tanpa pengecualian. Pada umumnya, sector public akan lebih berpikir panjang, melihat dampak pengangguran. Berbeda dengan sector swasta, perpindahan personel tidak mudah dipertahankan dengan alasan produktivitas dalam tampilan sifat barang public serta pelayanan dan peran pekerjaan umum sebagai jarring pengaman.

Pedoman No. 10 : SIM public pada pasar tenaga kerja  kurang perencanaan yang elastic dan SIM public harus mengadopsi nilai non pasar. Ada mungkin sedikit koresponden antara keuntungan dan produktivitas dikenai SIM public dan dana pada psisi yang tersedia untuk memperkerjakan staf SIM public. Sebagai Levine telah menyarankan personel SIM adalah menduduki tawaran pertama. Dalam meracang SIM biasanya dianjurkan untuk bertanya di depan dan akhir proses perencanaan yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem.

Dalam paper ini penulis berusaha mengidentifikasi perbedaan antara SIM public dan SIM swasta. Dan sebagai penutup, penulis berkesimpulan bahwa ada beberapa perbedaan dan persamaan antara SIM public dan SIM swasta. Tapi seperti Komputer, SIM akan semakin dipengaruhi oleh lingkungan. Pengadaan SIM yang dikembangkan di dalam swasta bukan berbarti tidak bisa dikembangkan di publik, tapi factor lingkungan harus selalu diperhatikan agar tidak menyimpang.